Nueva capacidad de almacenamiento en Office 365

Recientemente se anunciaron oficialmente tres modificaciones importantes que tomaran se aplicaran progresivamente en las diferentes secciones funcionales de Office365.

Primer cambio: los usuarios de Office 365, que cuenten con un plan de licenciamiento que involucre SkyDrive Pro, en lugar de contar con 7 GB de almacenamiento, éste fue incrementado a 25GB. Muy buenas noticias para los usuario con volumen de datos abundantes de manejo diario.

Segundo Cambio: Para los usuarios con plan de licenciamiento de Office 365 que involucre SharePoint online, el limite de carga de archivos a las librerías de esta poderosa plataforma fue incrementado de 50 a 250 GB por archivo. Nuevamente, muy buenas noticias para aquellos usuarios que manejan archivos “pesados” y que hasta la fecha, no habían podido subir a la plataforma online.

Tercer Cambio: las capacidades de almacenamiento para usuarios con planes de Office 365 que incluyan Exchange Online, la capacidad de almacenamiento activo y pasivo se incrementaron, duplicándose en la mayoría de casos. En el siguiente enlace más información al respecto: http://blogs.office.com/b/office365tech/archive/2013/08/29/exchange-online-mailbox-sizes-are-doubling.aspx

Estos cambios serán implementados de forma progresiva por Microsoft, por lo que se recomienda solicitar a los administradores de la plataforma estar pendientes de estos cambios en sus instancias de la misma, para identificar el momento en el que puedan empezar a tomar ventaja de estas modificaciones.

!Mientras tanto, a seguir aprovechando las ventajas de la gestión bajo el esquema de nube del más alto nivel!


Cómo habilitar el botón de sincronización hacia Outlook en un calendario de Sharepoint 2013

Una de las funciones que ofrece la plataforma de Microsoft Office 2013, dentro de SharePoint 2013, es poder sincronizar un calendario publicado en un sitio de SharePoint hacia Outlook. Esta función permite visualizar y añadir elementos de un calendario de SharePoint desde la vista de calendario en Outlook. De esta cuenta, los cambios que se realicen en dicho calendario, se verán reflejados en Outlook, y si el usuario tiene permisos de edición o colaboración sobre dicho calendario, podrá también editar, añadir y eliminar los elementos de dicho calendario desde Outlook.

El procedimiento para lograr esta sincronización es sumamente sencillo al estar utilizar la versión. De Office Pro Plus disponible para descarga para los usuarios de los planes correspondientes en Office 365. El procedimiento consiste en ingresar en la vista completa del calendario en el que el usuario este interesado, y una vez dentro, hacer click en la tan superior titulada “calendario”. Dentro de resta, aparecerá una opción, representada por un icono, el cual indica la sincronización con Outlook. Al hacer click en dicha opción, se correrá el proceso de sincronización mediante un procedimiento automatizado, el cual requerirá una mínima participación de usuario, solicitando solamente su confirmación del lado de Outlook, para ejecutar el procedimiento. Una vez dicho procedimiento se completa, el calendario en cuestión, aparecerá disponible para visualización en Outlook, desde la vista de calendario, haciendo click sobre el recuadro (check box) correspondiente. El usuario podrá tener entonces disponible una vista de múltiples calendarios, los cuales podrá esconder o visualizar a su deseo, solamente haciendo click sobre el check box correspondiente.

En algunas ocasiones el botón en SharePoint para realizar el procedimiento aparecerá como no disponible (o en color gris). Para habilitarlo (siempre y cuando el usuario tenga los permisos requeridos adjudicados), solamente es necesario hacer un refresh de la pagina (recargarla), hacer una recarga de la pagina mediante la tecla F5, o bien ctrl y F5.

Esto habilitara la visualización del botón, con la funcionalidad habilitada.


¿Cómo Compartir un sitio o una librería desde SharePoint Online con usuarios externos?

 

Una de las funcionalidades y beneficios que ofrece la versátil plataforma de Office 365 – SharePoint Online 2013, consiste en poder compartir un elemento, una carpeta, o bien un sitio completo con usuarios externos. De hecho se permite realizar esta acción de “share” hasta con 10,000 usuarios externos. Para realizar esto, es necesario inicialmente validar con el administrador de la plataforma de Office 365 – SharePoint Online que las siguientes opciones estén habilitadas. En el panel de administración de SharePoint Online, en la sección de “Configuració” o “Settings”:

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Y luego, desde las colecciones de sitios:

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Deberá estar habilitada la opción de “Share” o “Compartir” con usuarios externos, para el sitio en el que se desea realizar esta acción:

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Revisar en esta sección que esté habilitada la opción de uso compartido. Por defecto, la opción “No permitir el uso compartido fuera de su organización” estará seleccionado:

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Es necesario que el administrador de SharePoint online realice el cambio para poder generar estas invitaciones. Existen dos opciones para esto, una corresponde a requerir que los usuarios externos deban autenticarse para poder ingresar al contenido compartido, y la otra es permitir que los usuarios puedan ingresar como invitados anónimos, es decir, sin autenticarse.

Una vez realizada esta acción, es posible compartir documentos, librerías o sitios con usuarios externos, tal y como se describe a continuación:

1. Seleccione o ubiquese en el elemento, librería o sitio que dese compartir con usuarios externos (en este ejemplo compartiremos un sitio completo). Una vez en el sitio, librería o elemento a compartir, haga click en el ícono “Share” o “Compartir”, ubicado en la esquina superior derecha de su pantalla, justo arriba de la casilla de search:

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2. Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario o los usuarios con quien(es) dese compartir el elemento, sitio, o librería. Igualmente ingrese un mensaje de invitación, pues la invitación será enviada por vía correo electrónico. Defina el nivel de permisos que desea asociar a dicho usuario o usuarios. Las opciones de permisos son (debe hacer click en “Show Options” o “Mostrar Opciones”):  Editar, Full Control o lectura. Una vez definido el nivel de acceso para el usuario o grupo de usuarios, puede hacerl click en el botón de “Share” o “Compartir”:

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3. Los usuarios recibirán un correo con el link hacia el contenido compartido.

 

Vale la pena mencionar que los usuarios externos tendrán acceso únicamente al contenido que se les haya compartido, y no podrán, bajo ninguna forma, ingresar a contenido adicional publicado dentro de los otros sitios o secciones de SharePoint Online.

Espero que la información sea de utilidad!

Bendiciones!


Lync: Algunos tips y descripción de panel principal.

Ya sea para equipos que se encuentran cercanos en distancia, o bien, dispersos al rededor del mundo, la plataforma Microsoft Lync, disponible ahora en Office 365, ofrece una gama funcional sumamente interesante para los usuarios.

La presente publicación pretende brindar algunos consejos iniciales sobre la herramienta, en cuanto a versiones, y empezar con la revisión de qué podemos encontrar disponible para los usuarios en la misma.

Como primer punto, un par de recomendaciones:

  • Ya sea sobre Windows 7, o Windows 8, busque siempre utilizar la ultima versión de la plataforma. Dentro de las opciones de descarga de software disponible en Office 365, se presentan las alternativas:
    • Descargar el cliente Lync 2013 de 32 – bits.
    • Descargar el cliente de Lync 2013 de 64 – bits.
    • Descargar el cliente de Lync 2010 de 32 – bits.
    • Descargar el cliente de Lync 2010 de 64 – bits.
    • Descargar el App para windows 8.
  • De las alternativas listadas anteriormente, la recomendación es trabajar sobre el cliente de Lync 2013, ya sea de 32 o de 64bits.  La experiencia es mucho más robusta y completa.
  • Si usted está trabajando sobre una máquina que originalmente tenía Windows 7, y se le hizo un upgrade a Windows 8, sin pasar por la etapa de borrado completo del sistema operativo anterior, es probable que tenga dificultades al trabajar con el cliente de Lync 2013, ya sea de 32 o de 64 bits. En este caso, aunque parezca radical, le recomendamos realizar una nueva instalación del sistema operativo Windows 8, pero no como upgrade, sino como instalación nueva. Si puede realizar el formateo del disco de la máquina en cuestión previo a su instalación, los resultados serán mucho mejores.
  • La opción de trabajo con el App para Windows 8, presenta una experiencia de interacción sumamente limitada. Funciona para cubrir alguna emergencia, pero no presenta toda la gama funcional de la herramienta.

Una vez instalado el cliente en la máquina, y de haberse autenticado con su cuenta de Office 365 + su password, podrá visualizar un panel similar al siguiente (Lync 2013):

Lync 2013

 

Al desplazarse por dicho panel, podrá ir revisando las siguientes funciones (por el orden, de arriba, a abajo):

    • Podrá editar el mensaje que se asocia a su estado o imagen que los otros usuarios pueden visualizar (en mi caso: SharePoint, Project Server and Office 365 Exterts).
    • Encontrará su nombre de usuario (el cual se carga automáticamente desde el nombre registrado en Office 365).
    • Su estado, el cual se sincroniza automáticamente con Exchange online, en caso cuente con el servicio, y cambiará de “Disponible” a “Ocupado”, dependiendo de las actividades registradas en su calendario a cada momento. Su estado también puede modificarse en cualquier momento de forma manual.
    • Definir si desea que los otros usuarios puedan visualizar su ubicación. 
    • La opción de acceso a sus contactos.
    • La opción de acceso al registro de las conversaciones que ha tenido, y que se encuentran almacenadas en el histórico (por conversaciones, me refiero a chat).
    • La opción de acceso a las configuraciones de la herramienta (el engranaje).
    • La opción de busqueda, para ubicar nuevos usuarios y poderlos adicionar a sus contactos.
    • Las opciones de filtrado de sus contactos por: “Grupos”,  “Estado”, “Relación” y “Nuevo”, la cual se refiere a la posibilidad de visualizar la lista de usuarios que lo han añadido a usted como contacto. Estos usuarios serán agregados a su lista de contactos de forma automática.
    • La opción de agregar más contactos.
    • El icono para acceso a las opciones de audio y video.

 

Espero que la información, por el momento  básica, les sea de utilidad. En los próximos posts, estaremos revisando funcionalidad específica de la herramienta.

Éxitos!


De Office 365 2010 a Office 365 2013

Para todos aquellos usuarios administradores de la plataforma Office 365, que tienen más de 6 meses utilizando bajo subscripción dicha plataforma, podrán haberse dado cuenta (o se percatarán en las próximas semanas) que Microsoft está publicando un aviso similar al siguiente:

Cambio de 2012 a 2013 - mensaje admin

 

Es importante mencionar que dicho proceso de migración está siendo desarrollado por Microsoft en forma escalonada, pasando por los diferentes datacentros que dispone al rededor del mundo.  Inicialmente el o los administradores de Office 365 podrán visualizar un mensaje indicando que próximamente se definirá una fecha para poder realizar dicho cambio. Semanas más tarde, podrán visualizar la fecha prevista y definida por Microsoft para realizar dicho cambio. Los administradores no requieren realizar acción alguna durante el proceso. Una vez definida la fecha para la realización del cabio, se enviará un correo electrónico de forma automática a los usuarios suscritos en la plataforma, indicando más información al respecto.

Espero que la información sea de utilidad. Una vez su plataforma esté del lado de la versión 2013, podrá disfrutar de todos los beneficios que ofrece la plataforma de colaboración organizacional más completa y revolucionaria de la historia.

 


Office 365 2013 – Primeros Pasos (parte 2)

  En el post anterior, tuvimos la oportunidad de revisar el procedimiento y características generales de la plataforma Office 365 en su versión 2013. En esta publicación revisaremos los pasos a seguir para configurar la funcionalidad de Correo Electrónico, la cual se ubica en la página principal de la plataforma al lado izquierdo.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

Este proceso se completa en 5 pasos relativamente sencillos. En primer lugar, podrá revisar la opción de cambiar su cuenta de correo electrónico creada para Office 365, con extensión @suempresa.onmicrosoft.com a una cuenta con extensión @suempresa.com. Este paso no es totalmente necesario, y puede completarlo posteriormente a lo largo de la vida de uso que le dé a la plataforma. En esta misma página encontrará disponible un video explicativo sobre cómo se realiza el proceso y qué se puede esperar al respecto. El video dura 3:30 minutos y se abre en una nueva ventana. Vale la pena mencionar que dicho video está editado y disponible en inglés únicamente por el momento.

Para realizar el cambio solamente haga click en el link:

 

 

A continuación se le solicitará ingresar el nombre de dominio que quiere registrar para ser asignado a Office 365:


Posterior a este paso, se deberán definir las siguientes opciones:


Las opciones a seleccionar variarán dependiendo de las características de su organización/dominio. En el caso del ejemplo expuesto en este post, optaremos por la opción de “si” para la primera pregunta, y “Si, y quiero mantenerlo donde se aloja ahora”. Luego de ingresar estas opciones, se desplegarán los pasos a seguir y tomar en cuenta en el proceso, tal y como se muestra a continuación:


Una vez revisado el procedimiento, solamente es cuestión de hacer click en “iniciar paso 1”. Luego de esto, se desplegará una pantalla similar a la siguiente:


Los mayores proveedores de hosting aparecerán en el “Drop-down list” en dicha página. Si conoce y cuenta con servicio de hosting para su dominio en alguno de estos proveedores, el procedimiento se facilitará mucho, de lo contrario, Office 365 le requerirá datos de contactos de terceros que puedan proveer la información de DNS requerida para completar este paso (DNS: Domain Name System, o Sistema de Nombres de Dominio). En el caso de ejemplo que estamos trabajando en esta ocación, efectivamente se cuenta con un dominio hosteado en la plataforma de 1and1.com, proveedor que efectivamente se incluye en el listado.

 

Luego de haber seleccionado al proveedor, será necesario realizar un procedimiento sobre la plataforma de dicho proveedor para crear un registro MX en la plataforma de dicho proveedor, mediante el cual se complete la migración de su dominio a Office 365. En la pantalla que se desplegará, se podrán revisar todos los detalles sobre dicho procedimiento, similar a la siguiente:


El procedimiento a realizar en cada una de las diferentes plataformas variará, dependiendo de las características de cada una de ellas. OJO: La línea a ingresar en el MX1 que se creará (para el caso de 1and1.com es el siguiente: ms21469071.msv1.invalid.outlook.com. El provisto en la página cuenta con un espacio de más, y dará error al ingresarlo. Posterior a realizar este proceso, será necesario esperar alrededor de 15 minutos para regresar al sitio de Office 365 y hacer click en el botón “Paso finalizado: comprobar ahora”:

 


OJO: Efectivamente, el proceso puede tomar entre 15 minutos y 72 hrs en completarse, para poder avanzar sobre este paso.

Una vez pasado ese tiempo (le recomendamos realizar la prueba 15 minutos más tarde, pues es muy probable que se haya completado), haga click en el botón descrito anteriormente. Aparecerá una pantalla como la siguiente, confirmando que efectivamente, el proceso se finalizó positivamente:


Posteriormente se desplegará la pantalla del listado del procedimiento, indicando que es posible realizar ahora el paso 2:


Es posible guardar el procedimiento y cerrar la sesión, sin embargo, le recomendamos poder realizar el proceso completo en una misma sesión de autenticación.

Como procedimiento inicial para el paso 2, se le solicitará poder proveer la dirección IP de su sitio web, esto puede ser obtenido de varias formas, las cuales se sugieren en la misma página:


Como recomendación, le sugerimos utilizar el sitio: www.iptrackeronline.com para ubicar la dirección IP de forma sencilla.

Posterior a averiguar dicha dirección IP, deberá ingresarla en la siguiente ventana:


Deberá hacer click en el botón de “Comprobar ahora”.

 

En los siguientes post continuaremos con el proceso iniciado en el presente. Espero que la información sea de utilidad. Saludos y éxitos en su experiencia con esta única y muy eficiente plataforma.

 

 


 


Tip Rápido: Cómo hacer scroll en un IPAD navegando por SharePoint Online

Hace algunos días tuve la oportunidad de navegar el portal de la empresa montado en Office 365 mediante una tableta IPAD, utilizando el navegador nativo del dispositivo: Safari.

No tuve ningún problema para hacer loggin, y una vez dentro del portal, y habiéndome dirigido a la librería de documentos de uno de los sitios existentes, el cual contiene ya un muy buen número de carpetas y documentos, me encontré con el problema de cómo poder hacer scroll down, para poder visualizar los documentos dentro de esta librería. Luego de “batallar” un poco con el tema, encontré el “truco”: utilice dos dedos en lugar de uno, como generalmente lo haría para hacer scroll en otro tipo de vistas o documentos. Derivado de que no es posible instalar Silverlight en una tableta de este tipo, algunos controles disponibles en plataformas Microsoft no están disponibles, sin embargo, en cuanto al tema del scrolling, la solución es sumamente sencilla, tal y como podrán experimentar oportunamente si tienen la oportunidad de navegar el SharePoint Online mediante uno de estos dispositivos. Entre otras de las limitaciones, está por ejemplo el hecho de que no podrá visualizar el webpart de “Organization view”, el que generalmente se encuentra disponible para “navegar” mediante paneles móviles por la estructura organizacional del Directorio Activo.

Por el momento, ese es el pequeño tip que quería compartirles sobre el tema.


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